Bilingual Admin Staff

Job Type
Contract
Salary
300,000 JPY per month
Japanese Level
Fluent
English Level
High Intermediate (TOEIC 730)
Start Date
ASAP
Location
Tokyo

Description

【ラグジュアリーブランド】【e-Commerce】【グローバル】

Be part of a fast growing, global luxury fashion brand!

【POSITION SUMMARY】
The “eCommerce Order Fulfillment Coordinator” will be responsible for the day to day running of the E-Commerce order processing works, ensuring that payments and order dispatch are running smoothly, highlighting and resolving any issues that arise. The Primary responsibilities for this position also include managing fraudulent order and working on manual adjustments for open balances whenever needed.

【Responsibilities】
1. MONITOR ORDER PROCESSES
Monitor in-house systems and process entries accordingly
‐ Manage fraud orders
‐ Failed transactions; Authorizations, Charges and Refunds
‐ Process orders held in the OnHold list

2. MANUAL REFUNDS FOR RETURNS
‐ Process manual refunds for charges from Return Reason Code Reports
‐ Process manual refunds using “Cash-Post” for COD Payment
‐ Create manual refund records in Zendesk

3. CUSTOMER RESOLUTIONS
‐ Collaborate with the Consumer Customer Services team to resolve Customer queries and disputes for Orders

4. ACCOUNTING RECONCILIATION
‐ Collaborate with the Global Accounting Service team to resolve reconciliation queries and disputes

5. COLLECTION, CHARGE BACK, SITE CREDITS, REPORTING
Collect outstanding payments from Customers where the charge has failed
‐ Credit Card/Debit Card transactions

Charge Back
‐ Handle chargeback request and inquiry from Payment Gateway

Order Processing KPI Report
‐ Use report to monitor for any issues and escalate issues to relevant parties to resolve when required
‐ Update and send out weekly and monthly, daily

6. RAISING TICKETS & PROJECTS
‐ Raise tickets for Bug Fix & Enhancements for checkout area
‐ Participate with any project required

7. DOCUMENTATION
‐ Create and make changes to operation procedure documents for each job

 


急成長中のラグジュアリーファッションブランドでは、バイリンガルのアドミンスタッフを募集しております。

【ポジション概要】
「eコマース受注処理コーディネーター」は、eコマースの受注処理作業の実務を担当し、支払いと注文の発送がスムーズに実行されるよう、発生した問題を解決します。不正な注文の管理と、必要に応じてオープンバランスの手動調整を行うことも含まれます。

【主な業務内容】
1. 受注プロセスの監視
社内システムを監視し、エントリーを処理する
‐ 不正受注の管理
‐ 失敗したトランザクションの承認、請求、払い戻し
‐ OnHoldリストにある受注の処理

2. 返品の手動払い戻し
‐ Return Reason Code Reportsからの請求の手動払い戻しを処理
‐ 代金引換払いの「現金払い」を使用した手動払い戻しの処理
‐ Zendeskで手動の払い戻しレコードを作成

3. 顧客の問題解決
‐ カスタマーサービスチームと協力して、注文に関する顧客の問い合わせや問題を解決する

4. 会計調整
‐ グローバルアカウンティングサービスチームと協力して、調整照会と問題を解決する

5. 回収、チャージバック、サイトクレジット、報告
請求が失敗した顧客から未払いの支払いを収集
‐ クレジットカード/デビットカード取引

チャージバック
‐ ペイメントゲートウェイからのチャージバックリクエストと照会の処理

受注処理KPIレポート
‐ レポートを使用して問題を監視し、必要に応じて問題を関連当事者にエスカレートして解決する
‐ 月報・週報・日報の更新、報告

6. チケット処理とプロジェクト
‐ チェックアウトエリアのバグ修正と機能強化のチケットを上げる
‐ 必要なプロジェクトに参加する

7. ドキュメント
‐各ジョブの操作手順文書を作成・変更する


【会社概要 | Company Details】
急成長している外資系ファッション企業です。人々の暮らしを快適にする、ファッションやスポーツアパレルブランドを取り扱っています。
A fast growing, global fashion brand. They have several individual brands that focus on making peoples' lives a bit more comfortable.

【就業時間 | Working Hours】
10:00 - 19:00(Mon - Fri)

【休日休暇 | Holidays】
完全週休2日制(土日祝休み)、年末年始、年次有給休暇、
Saturday, Sunday, and National Holidays, Year-end and New Year Holidays, Paid Holidays

【待遇・福利厚生 | Services / Benefits】
各種社会保険完備(厚生年金保険、健康保険、労災保険、雇用保険)、通勤交通費支給等
Social insurance, Transportation Fee

Required Skills

‐ 4-year college degree
‐ Highly analytical and Customer Focused mindset
‐ Ability to identify issues in advance and solve problems
‐ Strong computer skills such as MS Word, Excel, PPT and Visio

【Quality】
‐ Excellent verbal and written communication skills
‐ Exhibits strong organizational skills
‐ Ability to succeed in a fast-paced environment
‐ Motivated self-starter with high energy level and passion for the Internet medium.
‐ A willingness to do what it takes to create great work.
‐ Works well in a highly collaborative environment


‐ 大卒
‐ 分析的で顧客重視の考え方
‐ 問題を事前に特定し、解決する能力
‐ MS Word、Excel、PPT、Visioなどの優れたコンピュータースキル

【求める人物像】
‐ 優れた口頭および文書によるコミュニケーション能力
‐ 優れた組織力
‐ ペースの速い環境で成功する能力
‐ インターネット媒体への関心があり、やる気がありセルフスターターの方
‐ やるべきことをきちんと実行できる方
‐ 協調性のある方

Preferred Skills

‐ Experience in E-Commerce at a brand
‐ Experience in E-commerce fulfillment
‐ Experience in Footwear/Outdoor/Fashion industry is a plus


‐ ブランドでのEコマースの経験
‐ Eコマースの受注処理の経験
‐ フットウェア/アウトドア/ファッション業界での経験