Customer Service Manager

Job Type
Permanent
Salary
8,500,000 JPY - 10,000,000 JPY per year
Japanese Level
Native
English Level
Advanced (TOEIC 860)
Start Date
ASAP
Location
Tokyo

Description

米国で設立された手術用ロボットの研究・開発・製造企業の日本オフィスになります。2014年以降、日本国内でも代理店販売から直接販売を開始し、日本市場の拡充がされています。

今回、Customer Service部門でのマネージャー募集となります。スタッフ3-4名のマネージメントも含まれます。

 

【主な業務内容】
‐ 顧客および代理店からの電話およびEメールからのリクエストを含む顧客窓口を管理する。
‐ SAPへの受注入力を監視し、契約条件に従って正しく入力する。
‐ CRMの全てのサービスリクエストを監視およびトラッキングする。
‐ 顧客の苦情をタイムリーかつ正確に記録し、適切に規制当局に報告する。
‐ 販売注文やサービスリクエストの問題を効果的にフォローアップして解決する。
‐ 未定受注、RMA、サービスリクエスト、事前交換プログラムの定常監視。
‐ リコールと安全通知をサポートするため、品質・安全性部門と緊密に連携する。
‐ 製品マーケティングと緊密に連携して、新製品の導入をサポートする。
‐ 請求やクレジットのため、請求部門と連携する。
‐ SAPおよびCRM内の顧客データを管理する。
‐ ポリシー、プロセス、および手順の知識や、製品と価格モデルの知識を維持し、チームと共有する。
‐ 必要に応じて随時報告する。
‐ アサインされたプロジェクトやアドミン業務も行う。
‐ ベストプラクティスを使用し、継続的なプロセス改善を行う。
‐ トレーニングやミーティングのための海外出張有り。

カスタマーサービスマネージャーは上記業務に加え、ビジネスニーズによって他の関連業務を担当する場合もあります。


Global medical device company is looking for a Customer Service Manager. The successful candidate is responsible for ensuring timely, accurate and professional handling of customer orders, quotes, complaints, returns and calls by Customer Service team. Also, he/she is responsible for staff management including performance evaluations, promotion requests, merit increases, and recognition awards.

【Responsibilities】
‐ Manage customer interface including phone and email requests from customers and agents.
‐ Oversee the entries of sales orders into SAP to ensure correct entry in accordance with terms and conditions.
‐ Monitor and track all service requests in CRM.
‐ Ensure timely and accurate logging of customer complaints and report to Regulatory as appropriate.
‐ Effectively follow up on and resolve sales order or service request issues.
‐ Daily monitoring of open sales orders, RMAs, service requests and advance exchange programs.
‐ Work closely with Quality and Safety to support recalls and safety notifications
‐ Work closely with Product Marketing to support new product introduction
‐ Closely work with Billing section for invoicing/crediting.
‐ Manage customer data within SAP and CRM.
‐ Maintain knowledge of policies, processes, and procedures as well as knowledge of products and pricing models and ensure team kept current on the same.
‐ Provide ad hoc reporting as needed.
‐ Projects as assigned and general administrative functions.
‐ Use best practices and ensure continuous process improvement.
‐ Occasional overseas travel for training and meetings

The Customer Service Manager may need to perform other function related activities in addition to the above responsibilities, as reasonably required by business needs.

Required Skills

‐ 3-5年の同様の経験、もしくは短大、専門卒以上
‐ 優れたリーダーシップスキル
‐ 顧客指向で顧客の環境を理解する能力
‐ 優れた口頭でのコミュニケーション能力
‐ 優れたプレゼンテーションスキル
‐ 日本語が堪能で、英語のコミュニケーション・文章力がある方。アジア言語は尚可。
‐ プロセス、詳細指向
‐ 時間管理能力
‐ 優れたプロジェクト管理スキル
‐ 対人能力
‐ 電話で積極的且つフレンドリーに対応できる方
‐ MS Officeスイート、ERP(SAPはプラス)
‐ 米国でのトレーニングやミーティングのために、パスポートと米国ビザを取得できる方

 

 

‐ 3-5 years professional experience in similar function role or minimum 2 years college or business school graduate.
‐ Good leadership skills
‐ Customer oriented thinking and ability to understand customers’ environment.
‐ Excellent oral communication.
‐ Good presentation skills
‐ Fluent in Japanese and good English communication and writing skills. Knowledge of a second Asian language is an asset.
‐ Process and detail oriented
‐ Time management abilities
‐ Good project management skills
‐ Interpersonal skills
‐ Ability to manage telephone activity in a positive and friendly manner
‐ Computer literate with MS Office product suite, ERP (SAP is a plus)
‐ Must be able to obtain passport and U.S. visa for travel to U.S. for training and meetings.