【外資系コンサルファーム】エグゼクティブ アシスタント

勤務形態
正社員
給与
4,500,000 JPY - 6,500,000 JPY per year (negotiable based on experience)
日本語レベル
母国語
英語レベル
ビジネスレベル(TOEIC 860)
開始日
ASAP
勤務地
東京

職務内容

A global firm of experts dedicated to applying economic, finance, and quantitative principles to complex business and legal challenges is hiring an Executive Assistant.

 

For half a century, our economists have been creating strategies, studies, reports, expert testimony, and policy recommendations for government authorities and the world's leading law firms and corporations. We bring academic rigor, objectivity, and real world industry experience to bear on issues arising from competition, regulation, public policy, strategy, finance, and litigation. 

 

【Job Overview】

In this role, you will be involved in various project management and complex administrative tasks that are often highly confidential and time sensitive. You will help manage deadlines, analyze and organize information, and request information from others. 

 

 【Responsibilities】

‐Typing/formatting/proofreading proposals, presentations, legal and expert economic reports (including compilation, peer review, and ensuring quality control; photocopying, filing and providing phone coverage to team as needed)

‐Creating Word, Excel and PowerPoint files that adhere to company identity and document standards

‐Entering new opportunities, checking conflicts, and locating client and project information using our global database

‐Preparing monthly billing letters and following up with billing team and clients

‐Organizing case documents and preparing materials for internal and client meetings

‐Managing Outlook calendars and CRM data

‐Planning and booking domestic and international travel; coordinating international visas and ensuring passports are current; preparing detailed itineraries

‐Preparing, reconciling and tracking expense reporting and reimbursement

‐Coordinating meetings (internal and external venues) including vendor/AV set up, material preparation, and meal arrangement across multiple time zones

 

We offer a rewarding work environment, competitive compensation and benefits, and skills-enhancement training.

 

グローバルに展開する金融サービスに特化した経営コンサルティング会社では、エグゼクティブ アシスタントを募集しております。

 

半世紀にわたって、所属エコノミストは、政府当局及び世界をリードする法律事務所や企業に戦略、研修、報告、専門家の証言、政策勧告を作成しております。競争、規制、公共政策、戦略、財務、訴訟から生じる問題に学問的厳密さ、客観性、及び現実的業界経験を提供しております。

 

【ポジション概要】

様々なプロジェクト管理や複雑な管理タスクを担当いただきます。締め切りの管理、情報の分析及び調整、他者への情報要求をします。

 

 【主な業務内容】

‐提案、プレゼンテーション、法律及び経済レポートの入力、書式設定、プルーフリーディング (コンパイル、ピアレビュー、品質管理を含む。必要に応じて、電話対応、コピー、ファイリング)

‐会社のアイデンティティ及び文書標準に準拠したWord、Excel、PowerPointファイルの作成

‐グローバルなデータベースを使用して、新しい案件の入力、矛盾のチェック、クライアントとプロジェクトの情報の位置付け

‐請求書の作成、請求チームとクライアントへのフォローアップ

‐事例文書の調整、内部及びクライアント会議用資料の準備

‐Outlookカレンダー及びCRMデータの管理

‐国内外の出張の計画及び予約、ビザの調整、パスポートの確認、旅程の準備

‐経費レポートと還付の準備、調整、トラッキング

‐複数のタイムゾーンにおけるミーティングの調整(内外の会場)、ベンダー・AVのセットアップ、資料の準備、食事の手配

 

充実した福利厚生、スキルを向上するためのトレーニングや研修も提供します。

必須スキル

‐Experience providing administrative support in a legal or professional services environment

‐Microsoft Office skills including Word, Excel, PowerPoint and Outlook

‐Oral and written communications skills, proofreading skills and attention to detail

‐Interpersonal skills

‐Ability to solve problems independently

‐Ability to anticipate needs of team members by prioritizing responsibilities and proactively managing schedule changes

 

‐法律またはプロフェッショナルサービス環境におけるアドミンサポート経験

‐Word、Excel、PowerPoint、Outlookなどのマイクロソフトオフィスのスキル

‐優れたコミュニケーションスキル、校正スキル、細かいことに注意する能力

‐問題解決スキル

‐スケジュール変更を管理する能力、優先順位付けの能力、チームメンバーのニーズを予測する能力

優遇されるスキル・経験

‐Project management experience

 

‐プロジェクトマネージメントの経験