Executive Assistant and Coordinator

Job Type
550,000 JPY - 750,000 JPY per month + Transportation + Overtime (if any)
Japanese Level
English Level
Fluent (TOEIC 990)
Start Date


Growing Fintech Company is looking for Executive Assistant and Coordinator for the CTO!

 【Primary Responsibilities】
Executive Assistant completes a broad variety of administrative tasks for the CTO:
- Managing an extremely active calendar of appointments, completing expense reports, composing and preparing correspondence that is sometimes confidential, arranging complex itineraries, and agendas and compiling documents for travel-related meetings.
- Plans, coordinates and ensures the CTO’s schedule is prioritized and respected.
- Provides "gatekeeper" and "gateway" role, creating win-win situations for direct access to the CTO’s time, and communicates with the leadership team to identify priorities.
- Communicates directly, and on behalf of the CTO, with Product, Experience, Information Security and Engineering leadership team, Board, external partners, and staff, and others, on matters related to the CTO’s initiatives.
- Researches prioritize and follow up on incoming issues and concerns addressed to the CTO, including those of a sensitive or confidential nature. Determines appropriate course of action, referral, or response.
- Provides a bridge for smooth communication between the CTO and internal departments; demonstrating leadership to maintain credibility, trust and support with senior management staff.
- Works closely and effectively with the CTO to keep him well informed of upcoming commitments and responsibilities, following up appropriately. Acts as a "barometer," having a sense for the issues taking place in the environment and keeping the CTO updated.
- Provides leadership to build relationships crucial to the success of the organization (internally and externally), and manages a variety of special projects for the CTO, some of which may have organizational impact. Successfully completes critical aspects of deliverables with a hands-on approach, including drafting acknowledgment letters, personal correspondence, and other tasks that facilitate the CTO’s ability to effectively lead the company.
- Prioritizes conflicting needs; handles matters expeditiously, proactively, and follows-through on projects to successful completion, often with deadline pressures.
Senior Management Liaison Participates as an adjunct member of the CTO Leadership Team including assisting in scheduling meetings and attending all meetings Assists in coordinating the agenda of senior management team meetings and off-sites, and all- staff meetings Facilitates cross-divisional coordination of travel/outreach plans.


- CTOのスケジュールが優先され尊重されるように計画し、調整し、確定する
- 「ゲートキーパー」と「ゲートウェイ」の役割を提供し、CTOのタイムスケジュールに副った状況を作り出すため、CTOスケジュールに直接アクセスし、優先順位を特定するためにリーダーシップチームと連絡を取る
- CTOのイニシアチブに関連する事項について、製品、経験、情報セキュリティおよびエンジニアリングのリーダーシップチーム、理事会、外部パートナー、スタッフと、直接及びCTO代理として連絡を取る
- 機密性の高い、または機密性のあるものも含め、CTOに向けて入ってくる問題や懸念に優先順位を付けてフォローアップ、適切な行動方針、紹介、または対応を決定
- CTOと内部部門間の円滑なコミュニケーションのための橋渡し、信頼性および上級管理職員へのサポートのためリーダーシップ発揮
- CTOと密接かつ効果的に連携して、今後のコミットメントおよび責任について適切にフォローアップしながら情報共有、社内「バロメーター」として機能し、現場で発生している問題などをCTOに適宜伝達する
- 組織の成功に不可欠な関係を構築するためのリーダーシップ(内部および外部)を提供し、CTOのためのさまざまな特別プロジェクトを管理する。その中には組織に影響を与えるものも有り、確認書の作成、パーソナルな配信、およびCTOが会社を効果的にリードするための他タスクを含む、実践的なアプローチでの重要な局面をサポート、相反するニーズの優先、各プロジェクトを迅速かつ積極的に処理し、正常に完了するまでフォローする
- 上級管理職連絡会議のスケジュール作成及びすべての会議への出席サポート、CTOリーダーシップチームの補助的メンバーとして参加する上級管理チーム会議及びオフサイト会議及び全スタッフ会議をサポートする

【会社概要 |Company Details】
The company provides a payment platform that lets online merchants accept payments in real-time from consumers without credit cards.

【就業時間 | Working Hours】
9:00 ‐ 18:00(Mon ‐ Fri)

【休日休暇 | Holidays】
Saturday, Sunday, and National Holidays, Year-end and New Year Holidays, Paid Holidays
完全週休2日制(土日祝休み)、年末年始、年次有給休暇、その他特別休暇 など

【待遇・福利厚生 | Services / Benefits】
Social insurance, Transportation Fee
各種社会保険完備(厚生年金保険、健康保険、労災保険、雇用保険)、通勤交通費支給 など

Required Skills

- 7 to 10 years of experience supporting C-Level Executives, preferably in a global organization.
- Proficient in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, and PowerPoint), and Social Media web platforms, and ability to scale quickly on internal systems and applications Strong organizational skills that reflect the ability to perform and prioritize multiple tasks seamlessly with excellent attention to detail.
- Ability to manage complex projects, tasks, and travel requirements. Very strong interpersonal skills and the ability to build relationships with stakeholders, including highly dynamic and multi-cultural and multi-generational.
- Emotional maturity, highly resourceful team-player, with the ability to also be extremely effective independently. Proven ability to handle confidential information with discretion, be adaptable to various competing demands, and demonstrate the highest level of customer/client service and response.
- 7~10年のCレベルエグゼクティブのサポート経験、できればグローバルな組織でのご経験

- Microsoft Office(Outlook、Word、Excel、およびPowerPoint)、およびソーシャルメディアWebプラットフォームに精通し、細部まで細心の注意を払ってシームレスに複数タスクを実行、優先順位付けができ組織をまとめたご経験
- 複雑なプロジェクト、タスク、および出張要件を管理する能力。非常に強力な対人関係スキルと、非常にダイナミックで多文化的、そして多世代的なものを含む、利害関係者との関係を築く能力
- 感情のコントロール、機知に富んだチームプレーヤー、独立した存在として、機密情報を慎重に取り扱い、競合するさまざまな要求に適応でき、最高レベルの顧客/クライアントサービス対応を実証したご経験 

Preferred Skills