Project Team Administration

Job Type
450,000 JPY - 600,000 JPY per month
Japanese Level
English Level
Advanced (TOEIC 860)
Start Date
January 1, 2018


【職種名 | Position Title】プロジェクトチーム管理│ Project Team Administration



- プロジェクトマネージャー及びプログラムマネージャーに対する、一貫したプロジェクト管理サポート(要件の収集、分析から実施まで)

- 実証された基準を元に、詳細なプロジェクト計画およびスケジューリング策定サポート

- スケジューリング、作業の割り当て、プロジェクトの進捗管理サポート

- プロジェクト計画(マイルストーンとクリティカルパスの日付)を積極的に監視し、問題の特定や解決を手助けして、問題がないか評価する

- プロジェクトマネージャーやビジネスユニットチームと生産的な関係を構築し維持する

- アドミ業務に関するプロジェクトマネージャーのアシスト


- サービス指標の収集・請求書レポート作成、月次サイクル ~50%

- 業者、スタッフのオンボーディング・更新・オフボーディング ~15%

- サービス契約の更新、支払い処理 ~10%

- 資産管理・ライセンス管理 ~10%

- アドミアシスタント業務 - ミーティング設定、旅行手配、経費報告 ~15%

This is a wonderful opportunity working at a leading global insurance company. Our client is in need of a Project administration professional with strong project coordination experience to support their IT team.

【Primary purpose of the job】

‐Provide end-to-end project management support (from requirements gathering and analysis through implementation) to Project and/or Program Managers

‐Assist in developing detailed project plans and schedules using established standards

‐Provide project support, including scheduling, assignment of work and review of project efforts

‐Proactively monitor project plans (milestones and critical path dates), facilitate identifying and resolving issues and assessing variances

‐Develop and maintain a productive working relationship with project managers and business units

‐Assist Project Managers in administrative duties

【General breakdown】

‐Service metrics collection / billing report creation, monthly cycle ~50%

‐Contractor and staff onboarding/renewals/offboarding ~15%

‐Service contract renewals, payment processing ~10%

‐Asset / License management ~10%

‐Admin assistant - booking meetings, travel arrangements, expense reports, ~15%

Required Skills

- 形式化されたプロジェクト方法論に従って、部門間プロジェクトをサポートした経験

- 優れたエクセルスキルと基本的なフィナンシャルトラッキングにおける知識と経験

- 請求書作成・報告業務、管理業務を伴うマルチタスク能力

- 細部重視、タスクを追跡する能力、プロセスとガバナンスを忠実に実行する能力

- 強力な執行力と分析能力:変化に影響を与え、結果を生み出す能力

‐Experience supporting cross-functional projects in accordance with a formalized project methodology required

‐Knowledge and experience in basic financial tracking, with strong excel skills

‐Ability to multitask with administration and billing/reporting

‐Detail oriented, ability to track tasks and ensure process and governance are adhered to

‐Strong execution and analytical skills; ability to influence change and drive results

Preferred Skills

‐PM experience